Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

SUOMISPORT (päivitetty 21.5.2018)

SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Triathlonliitto ry.
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Kaisa Tamminen, kaisa.tamminen@triathlon.fi, info@triathlon.fi
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Suomen Triathlonliiton jäsen-, lisenssirekisteri osana Suomisport-palvelua.

4. Rekisterin kuvaus

Suomen Triathlonliiton jäsen-, lisenssirekisteri, tapahtumien osallistujarekisterit ja vakuutusten ostaminen on osana Suomisport-palvelua. Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport -palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen. 

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Suomen Triathlonliitto käyttää Suomisporttia jäsenrekisterinä, johon on rekisteröity sen jäsenseurat. Suomisportin kautta ostetaan lisenssit ja ilmoittaudutaan kaikkiin Triathlonliiton tapahtumiin ja ostetaan Pohjolan lajivakuutukset. Edellä mainittujen tietojen pohjalta Triathlonliiton rekisteriä käytetään liiton tiedonvälitystarpeisiin, kilpailuoikeuden tunnistamiseen ja määrittämiseen sekä toiminnan tilastointiin esimerkiksi OKM:lle.

Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Esimerkiksi kilpailulisenssin henkilötietoja hyödynnetään kilpailujärjestelmässä.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Rekisteröidyn omaa palvelujen hallintaa varten Suomisport-profiilin kerätään seuraavat henkilötiedot:

• Kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Suomisport ID-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa.
• Jos rekisteröityjä haluaa tehdä hankintoja huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö 

Palveluun rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus pyydetään rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi yksiselitteisesti rekisteröidyt henkilöt. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Suomisport-rekisterin käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia.  Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisport -järjestelmän pääkäyttäjälle.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ

Suomisport-rekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan anonymisoituna tilastotietona tai rekisterin pitäjän pääkäyttäjä virhetilanteiden korjaamista varten.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään jokaisen palvelun kohdalla erikseen kuvatulla tavalla. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä, jokaisessa palvelussa erikseen. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä on vapaaehtoista liikuntajärjestötyön hoitamista tai seuran edustamista varten henkilön perustietoina sukunimi, etunimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai muu yhteystieto sekä urheiluseura, jota henkilö kilpailukaudella edustaa ja seuran nimilyhenne.

Henkilön mahdolliset, itse tallentamat tiedot.

TIETOLÄHTEET

Triathlonliiton jäsenseuran tai henkilön itsensä antama ilmoitus.

TIETOJEN LUOVUTUS

Tapahtumakohtaisia nimi- ja yhteystietolistoja voidaan tulostaa tapahtuman järjestäjän käyttöön tapahtuman ajaksi, minkä jälkeen tulosteet hävitetään.

TIETOJEN LUOVUTUS KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Triathlonliitto ei lähtökohtaisesti luovuta rekisterissään olevia tietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja luovutetaan perintötoimistolle perintätoimenpiteitä varten ja viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä.

7. Luovutukset EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n / ETA:n ulkopuolelle

Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää Suomen Aikuisurheiluliiton käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja Suomen Aikuisurheililiiton lukuun.

Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolakia (523/1999) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston antamaa henkilötietodirektiiviä (95/46/EY).

8. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14). Vincit täyttää ISO-9001 standardin.

Maksupalvelujen tarjoajan, Maksuturva Group Oy:n kanssa noudatetaan maksuturvapalvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 11 toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteessä ”Henkilötietojen käsittely Maksuturva-palvelussa” ehtoja.  

Suomisport-palveluiden tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät, kuten lajiliitot ja seurat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

9. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Järjestelmän pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

10. Omien tietojen poistaminen

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan.

Rekisteröityjän profiilitiedot jäävät Suomisport -järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen /profiilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa.   Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse käyttää Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: asiakaspalvelu@suomisport.fi.  Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.